РЕНІЙСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

16.02.2017 р.                                   м. Рені                        №32/А-2017

Про  затвердження  Положення  про  відділ  діловодства та контролю

   апарату  районної  державної  адміністрації

 

Відповідно  до ст. 5 Закону  України  “Про місцеві  державні  адміністрації”,  постанови  Кабінету Міністрів України від 18 квітня 2012   року  № 606 “Про затвердження рекомендаційних переліків структурних підрозділів обласної, Київської та Севастопольської міської, районної у м.Київ та Севастополі державних адміністрацій»,  розпорядження  голови  районної  державної  адміністрації  від 05 грудня 2016 року  №528А-2016 “Про затвердження структури Ренійської  районної  державної  адміністрації  Одеської області»:

 

1. Затвердити Положення про відділ  діловодства та контролю апарату районної  державної  адміністрації  (додається).

 

2. Вважати  таким, що втратило чинність розпорядження голови районної  державної  адміністрації від 19 вересня 2011  року  № 342/А-2011  “Про затвердження  Положення  про відділ  загального діловодства та контролю апарату  районної  державної  адміністрації .”

 

3. Контроль за виконанням  даного розпорядження покласти на керівника  апарату  райдержадміністрації.

 

 

 

 

 

Голова  районної

державної адміністрації                                                                                                       С. О.Білюк

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток

до розпорядження голови

райдержадмiнiстрацiї

вiд16.02.2017 №32/А-2017

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

 

про  відділ  діловодства та контролю

апарату Ренійської районної державної адмiнiстрацiї

 

 

1. Вiддiл діловодства та контролю апарату райдержадмiнiстрацiї /далi-вiддiл/ є структурним пiдроздiлом апарату районної державної адмiнiстрацiї i підпорядковується голові райдержадмiнiстрацiї та керівнику апарату.

 

2. Вiддiл у своїй дiяльностi керується Конституцією та законами України, актами i дорученнями Президента України, постановами, розпорядженнями Кабінету Мiнiстрiв України, постановами Верховної Ради України, розпорядженнями голів обласної та   районної держадмiнiстрацiй та іншими нормативними  актами, а також цим  Положенням.

 

3.  Вiддiл здійснює свою дiяльнiсть за квартальними планами, що затверджуються керівником  апарату   райдержадміністрації.

 

4. Відділ діловодства та контролю створюється для здійснення  контролю  за  виконанням  актів та  доручень Президента  України, Кабінету Міністрів України, актів  центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, для документального обслуговування райдержадміністрації, забезпечення організації діловодства, контролю за строками  проходження  і  виконання  службових документів, для організації роботи із зверненнями громадян, надання  методичної  допомоги  управлінням, відділам  райдержадміністрації, міськсільвиконкомам  в  організації  роботи з ведення діловодства, здійснення  контролю  за  виконанням документів  та  роботи  зі  зверненнями громадян.

 

5. Структура відділу діловодства та контролю апарату  райдержадміністрації та  Положення  про нього затверджуються головою райдержадмiнiстрацiї.

 

6. Вiддiл  забезпечує дiяльнiсть райдержадмiнiстрацiї згідно з поставленими перед ним   завданнями:

6.1. Здійснює комп’ютерне діловодство в апараті районної державної  адмiнiстрацiї.

6.2. Приймає, реєструє i передає за призначенням вхідну кореспонденцію, документи з грифом «Для службового користування», а також внутрішню документацію райдержадмiнiстрацiї, реєструє i відправляє вихідну кореспонденцію, веде комп’ютерну базу виконання контрольних документів та звернень громадян, веде облік запитів на інформацію згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та інших документів районної державної адміністрації.

6.3. Забезпечує оновлення інформації в розділі «Розпорядження» на веб-сайті райдержадміністрації  в  Інтернеті.

 

6.4. Готує та реєструє розпорядження голови районної  державної  адміністрації  по відрядженням, реєструє доручення та розпорядження голови районної державної адмiнiстрацiї з основної діяльності та своєчасно доводить їх до вiдповiдних вiддiлiв, управлінь, виконкомів місцевих рад району, підприємств, установ, органiзацiй,  службових осіб та громадян. У випадку необхiдностi органiзує їх реєстрацiю в   управлiннi  юстиції. Видає копії, витяги з протоколів i розпоряджень, які засвідчуються  печаткою  вiддiлу. 

6.5. Забезпечує контроль за строками виконання актів вищих державних органів, а також інших службових документiв, що підлягають контролю; систематично готує інформаційно-аналітичні матеріали та інформує керівництво районної державної адмiнiстрацiї про порушення строків виконання документів, готує i систематично надає структурним пiдроздiлам районної державної адмiнiстрацiї попереджувальні iнформацiйнi матеріали щодо термiнiв виконання зазначених документів, проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних  депутатів  України  та депутатів  місцевих  рад.

6.6. Перевіряє  та здійснює  контроль за  виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голів обласної та районної державних адміністрацій  структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

6.7.  Контролює  реагування  на  запити  і  звернення  народних  депутатів  України   та   депутатів  місцевих рад.

6.8.  Забезпечує  контроль  за  своєчасним надходженням  інформаційних  та  інших матеріалів  від структурних підрозділів районної  державної  адміністрації, територіальних підрозділів центральних органів  виконавчої  влади  та  органів  місцевого самоврядування про стан  виконання  документів та роботи з  реагування  на  запити  і  звернення народних депутатів  України  та  депутатів  місцевих  рад.   

6.9. Веде облік запитів на інформацію та здійснює контроль за строками розгляду.

6.10. Щоквартально готує аналiтичнi та iнформацiйнi матеріали (звіти) про стан  роботи з контрольними документами різного рівня в  райдержадміністрації  та  стан  роботи зі  зверненнями громадян в  органах  виконавчої  влади та  місцевого  самоврядування.

6.11. Складає зведену номенклатуру справ райдержадмiнiстрацiї, описи справ постійного  зберігання для передачі їх  до  державного  архіву, складає  історичні довідки,  забезпечує контроль за формуванням,  оформленням  i  зберіганням  справ, що  підлягають  передачі  до  державного  архіву .

6.12.  Бере участь у проведенні експертизи наукової i практичної цiнностi документiв при їх вiдборi на державне зберігання, готує  справи  для передачі до державного архіву.

6.13. За дорученням керівника апарату райдержадмiнiстрацiї, перевіряє стан організації  діловодства  та  роботи із  зверненнями громадян у вiддiлах i управліннях райдержадмiнiстрацiї, мiськсiльвиконкомах, надає їм методичну допомогу в удосконаленні форм i методів роботи з документами, здійснення контролю за їх виконанням  та зі зверненнями  громадян.

6.14. Забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової органiзацiї праці, сприяє підвищенню ділової квалiфiкацiї працiвникiв, які ведуть діловодство в управліннях, вiддiлах райдержадмiнiстрацiї, мiськсiльвиконкомах.

6.15. Розробляє Інструкцію з  діловодства  в  райдержадміністрації.

6.16. Забезпечує правильне використання та схоронність печатки та штампів вiддiлу.

6.17. Організовує роботу з розгляду пропозицій, заяв i скарг громадян, одержаних поштою та на особистому прийомі керівництва райдержадмiнiстрацiї, органiзує особистий прийом громадян та виїзні прийомні дні голови райдержадміністрації, інформує керівництво  про  характер звернень громадян, отримує від відповідних органів необхідні для  прийому  громадян  матеріали  або  запрошує  інших  представників  для  роз’яснень, веде облік доручень і вказівок, наданих на прийомі, та здійснює  контроль за їх  виконанням.

6.17.1. Реєструє i веде облік звернень громадян, ведення комп’ютерної системи обліку та алфавiтно-облiкової, оперативної i підсумкової  статистики звернень.

6.17.2. Аналізує звернення громадян, вивчає причини, що породжують скарги, реагує   на  порушення  законодавства, тяганину i бюрократизм.

6.17.3. Організує i контролює проходження пропозицій, заяв i скарг громадян, одержаних райдержадмiнiстрацiєю. Якщо питання, порушені у  зверненні, не входять до компетенції райдержадмiнiстрацiї, то пересилає  за  належністю вiдповiдному органу чи посадовій особі, здійснює  контроль за  своєчасним i правильним розглядом порушених  питань.

6.17.4. Вивчає практику роботи управлінь, вiддiлiв райдержадмiнiстрацiї, органів  місцевого самоврядування району щодо забезпечення належного розгляду звернень громадян, одержує від них статистичні дані  про надходження на розгляд заяв i скарг для аналізу та складання звiтiв.

6.17.5. Забезпечує розгляд звернень громадян з питань, що входять до компетенції вiддiлу.

6.18. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії районної державної адміністрації та апаратних нарадах районної державної адміністрації питань про стан виконання актів і доручень Президента України та виконання документів у структурних підрозділах районної державної адміністрації кожного кварталу.

6.19. Забезпечує підготовку та готує тематику питань для обговорення на  апаратних нарадах при голові райдержадміністрації та контролює виконання доручень голови райдержадміністрації, наданих виконавцям на  апаратній  нараді;  забезпечує  ведення протоколів апаратних нарад.

6.20. Забезпечує роботу  приймальні  голови райдержадмiнiстрацiї.

6.21. Виконує iншi функцiї, якi випливають з покладених на нього завдань iз застосуванням Закону України "Про мiсцевi  державні  адмiнiстрацiї".

 

7. Вiддiл має право:

- Повертати управлінням, вiддiлам проекти розпоряджень та iншi  документи, подані з порушенням вимог Регламенту райдержадмiнiстрацiї  та Iнструкцiї з діловодства щодо порядку підготовки документiв.

- Залучати спецiалiстiв інших пiдроздiлiв райдержадмiнiстрацiї, підприємств, установ i органiзацiй району незалежно вiд форм власності, а також фахiвцiв для вирішення питань, що належать до компетенції вiддiлу.

- Одержувати вiд посадових осіб райдержадмiнiстрацiї та підпорядкованих їй установ документи, необхiднi для виконання покладених  на вiддiл функцій.

- Брати участь у нарадах та інших заходах, що проводяться в обласній, районній держадмiнiстрацiях, районній радi та інших органах  місцевого самоврядування району  з питань, що відносяться до компетенції  вiддiлу.

- Вносити голові райдержадмiнiстрацiї пропозиції з питань  удосконалення роботи вiддiлу, підвищення її ефективності.

 

8. До складу вiддiлу  входять:

- начальник вiддiлу,

- головний  спецiалiст,

- діловод.

 

9. Вiддiл  очолює  начальник  вiддiлу, який повинен бути фахівцем з вищою освітою, мати  стаж роботи за фахом  у  державній  службі  не  менш  3-х  років  або  на  керівних посадах  у  інших  сферах  не  менше 5  років.

 

10. Начальника, головного  спеціаліста, діловода   вiддiлу  призначає  на  посаду  та звільняє з посади  голова  райдержадмiнiстрацiї  в  установленому  порядку.

 

 11. Начальник вiддiлу діловодства та контролю:

- організовує роботу вiддiлу, несе персональну вiдповiдальнiсть за виконання покладених на вiддiл завдань i здійснення ним  своїх  функцій, аналізує результати роботи вiддiлу, вживає заходів щодо підвищення її ефективності, встановлює ступінь  вiдповiдальностi працiвникiв вiддiлу  за доручені ділянки роботи;

- визначає завдання i розподіляє функцiональнi обов’язки між  працівниками вiддiлу, забезпечує підвищення їх професійної квалiфiкацiї;

- готує i подає керівнику апарату для подальшого затвердження головою райдержадмiнiстрацiї  Положення про вiддiл та посадові  iнструкцiї;

- вносить на розгляд керівництва райдержадмiнiстрацiї пропозиції  з питань, що належать до  компетенції вiддiлу;

- бере участь у роботі комiсiй, робочих груп та визначає спецiалiстiв вiддiлу, якi мають працювати у складі цих тимчасових органів.

 

12. На працiвникiв вiддiлу поширюються всі обов’язки, обмеження i права державних  службовців, передбачені  Законом  України "Про державну  службу", іншими нормативними актами стосовно державної служби.

 

13. Вiддiл   діловодства та контролю має печатку зі своїм найменуванням.

 

 

 

 

 

 

Керівник  апарату

райдержадміністрації                                                                                                      О.П.Калайджі